İhalelerde, tedarikçi değerlendirmelerinde ve iş ortaklıklarında sunulan ISO belgelerinin doğrulanması giderek yaygınlaşıyor. Geçersiz veya kapsamı uyuşmayan bir belge, ihale elemesinden itibar kaybına kadar ciddi sonuçlar doğurabilir. Bu rehber, elinizdeki bir belgeyi — ya da kendi belgenizi — nasıl doğrulayacağınızı anlatır.
ISO belgesini kim düzenler?
ISO, standartları yayımlayan uluslararası kuruluştur; belge düzenlemez. Belgeyi, yönetim sistemini denetleyen bağımsız belgelendirme kuruluşları düzenler. Bu nedenle doğrulama iki katmanlıdır: önce belgeyi düzenleyen kuruluş, sonra o kuruluşun akreditasyonu kontrol edilir.
Belgenin üzerinde neler kontrol edilmeli?
Kuruluş unvanı ve adresi
Belgedeki unvan, belgeyi sunan firmanın ticari unvanıyla aynı olmalı; şube ve lokasyonlar kapsamda sayılmalı.
Kapsam ifadesi
Belgelendirilen faaliyet, firmanın size sunduğu işle örtüşmeli. İnşaat kapsamıyla alınmış bir belge yazılım hizmetini kapsamaz.
Standart ve sürümü
Örneğin ISO 9001:2015 veya ISO/IEC 27001:2022 gibi yürürlükteki sürüm yazılmalı.
Belge numarası ve tarihler
İlk belgelendirme tarihi, düzenleme tarihi ve geçerlilik bitişi görünmeli; yönetim sistemi belgeleri genellikle üç yıl geçerlidir ve yıllık gözetim denetimine tabidir.
Belgelendirme kuruluşu ve akreditasyon markası
Belgeyi düzenleyen kuruluşun adı ile akreditasyon kurumunun markası (örneğin TÜRKAK) yer almalı.
Belge ve akreditasyon nereden sorgulanır?
Belgelendirme kuruluşunun kendi doğrulama sayfası
Kuruluşların çoğu, belge numarası veya firma adıyla çevrim içi sorgulama sunar; ilk adım budur.
TÜRKAK
Belgeyi düzenleyen kuruluşun TÜRKAK tarafından akredite olup olmadığı ve akreditasyon kapsamı turkak.org.tr üzerinden kontrol edilir.
IAF CertSearch
Uluslararası akreditasyonlu belgeler için iafcertsearch.org üzerinden belge ve kuruluş doğrulaması yapılabilir.
Akreditasyonsuz belge geçerli mi?
Akredite olmayan bir kuruluşun düzenlediği belge hukuken "sahte" olmayabilir; ancak ihale şartnameleri ve kurumsal müşteriler genellikle akredite belge arar. Ayrıca akreditasyonun kendisi de kapsamlıdır: kuruluş, ilgili standart ve sektör için akredite olmalıdır. Belge seçerken yalnızca "belge var mı?" diye değil, "bu belge kimin tarafından, hangi akreditasyonla ve hangi kapsamla düzenlenmiş?" diye bakmak gerekir. Ayrıca uluslararası kurallar gereği bir belgelendirme kuruluşu, belgelendirdiği kuruluşa yönetim sistemi danışmanlığı veremez; "hem kurarız hem belgelendiririz" vaadiyle karşılaşırsanız bu, belgenin geçerliliği açısından bir uyarı işaretidir.
Sıkça Sorulan Sorular
Belge numarasıyla sorgulamayı nereden yaparım?
Önce belgeyi düzenleyen kuruluşun kendi doğrulama sayfasından; ardından akreditasyonu TÜRKAK veya IAF CertSearch üzerinden kontrol edebilirsiniz.
Süresi geçmiş ya da gözetimi yapılmamış belge geçerli mi?
Yönetim sistemi belgeleri genellikle üç yıl geçerlidir ve yıllık gözetim denetimi gerektirir; gözetim yapılmazsa belge askıya alınabilir veya geri çekilebilir. Tarihleri ve güncel durumu belgelendirme kuruluşundan teyit edin.
Eğitim sertifikası ile yönetim sistemi belgesi aynı şey mi?
Hayır. Eğitim sertifikası bir kişinin eğitime katıldığını gösterir; yönetim sistemi belgesi kuruluşun sistemini belgelendirir. İhalelerde genellikle ikincisi aranır.
Kale Belgelendirme belge düzenliyor mu?
Hayır. Biz danışmanlık ve denetime hazırlık hizmeti veririz; belge, bağımsız ve akredite belgelendirme kuruluşları tarafından düzenlenir. Bu ayrım, tarafsızlık kurallarının gereğidir.
Belge yolculuğunuza doğru adımla başlayın
Hedefiniz geçerli ve kapsamı doğru bir belgeyse, hazırlığı baştan doğru kurmak gerekir. Mevcut durumunuzu birlikte değerlendirelim.