Envanter ile beyan aynı şey değil
Kişisel veri işleme envanteri kuruluşun iç belgesidir; VERBİS beyanı ise Kurul’a yapılan bildirimdir. İkisi aynı veriden beslenmeli ama farklı ayrıntı düzeyindedir. Uygulamada en sık görülen hata, envanter güncellendiği hâlde beyanın yıllardır aynı kalması.
Kontrol listesi
-
Veri kategorileri
Envanterdeki her kategori beyanda karşılık buluyor mu? Yeni başlayan bir işe alım süreci, yeni bir veri kategorisi demektir.
-
Saklama süreleri
Beyandaki süreler saklama ve imha politikasıyla birebir örtüşüyor mu?
-
Yurt dışı aktarım
Sunucuları yurt dışında bulunan bir bulut hizmeti kullanıyorsanız aktarım vardır. Sunucu konumu ve aktarım hukuki sebebi beyanda görünmeli.
-
İrtibat kişisi
Görevden ayrılan irtibat kişisi güncellenmemişse bildirimler ulaşmaz.
Sicile kayıtlı bilgilerde bir değişiklik olduğunda VERBİS, değişikliğin gerçekleşmesinden itibaren yedi gün içinde güncellenmelidir. Buna ek olarak, envanter gözden geçirmesiyle aynı takvimde yılda bir tam kontrol yapmak pratik bir yöntemdir.
Bu konuda destek mi arıyorsunuz? KVKK Uyum Danışmanlığı hizmetimizi inceleyin.
